Bosch Thermotechnik automatisiert die Übersetzung seiner Dokumentationen mit Across
Beschleunigte Übersetzungsprozesse ohne Qualitätsverlust
Die Bosch Thermotechnik GmbH gehört zur Bosch-Gruppe und ist mit ihren Tochtergesellschaften der führende europäische Hersteller von ressourcenschonenden Heizungsprodukten und Warmwasserlösungen. Das Unternehmen entstand 2004 durch den Merger von Bosch Thermotechnik GmbH und Buderus Heiztechnik GmbH. Für die neu entstandene umfassende Produktpalette, die laufend erweitert oder verändert wird, sind die begleitenden Dokumentationen in die ca. 30 Sprachen der Exportländer zu übersetzen. Dies erfolgte in den vergangenen Jahren dezentral durch lokale Übersetzer, doch durch den Merger hat sich das Redaktionsfeld deutlich erweitert. „Wir waren uns darüber im Klaren, dass uns nur eine Vereinheitlichung der Prozesse und transparente Kommunikationswege, gekoppelt mit einer automatisierten Steuerung, zu mehr Effizienz verhelfen konnten“, erinnert sich Jerome Leicht, Abteilungsleiter für Technische Dokumentation bei Bosch Thermotechnik. „Es kann nicht sein, dass ein neues Produkt auf seine Einführung im Markt warten muss, weil die Dokumentation noch fehlt“, führt er weiter aus.
Am Übersetzungsprozess sind bei Bosch eine Vielzahl von Akteuren beteiligt. Der hohe Koordinationsaufwand für die Erstellung der vielen Übersetzungen von Bedienungsanleitungen, Installations- bzw. Montageanleitungen, Inbetriebnahmedokumente sowie Service-/Wartungsanleitungen und Planungsunterlagen wirkte sich nachteilig aus. Hinzu kommt, dass bei Bosch Thermotechnik sehr viel Wert auf ein ausgefeiltes Qualitätsmanagement gelegt wird. Das bedeutet aber noch mehr Beteiligte im Prozess und eine schier unübersichtliche Kommunikationsstruktur. Deshalb suchte Bosch Thermotechnik eine geeignete Software, die entsprechende Automatisierung bot und es Bosch ermöglichen würde, fremdsprachliche Unterlagen zeitnah und fristgerecht auszuliefern.
Die Anforderungen von Bosch Thermotechnik an den neuen Übersetzungsprozess
Insgesamt wünschte sich Bosch Thermotechnik von einem automatisierten Übersetzungsprozess eine Reduzierung der Durchlaufzeiten bei gleichzeitiger Qualitäts- und Prozesssicherheit, mehr Kosteneffizienz, die Standardisierung der Übersetzungen durch Einführung eines Translation Memory sowie Transparenz über den Bearbeitungsstatus. Bei der Marktsondierung entsprechender Software stieß Bosch auf die Sprachtechnologie von Across. Der Across Language Server überzeugte Bosch Thermotechnik aus verschiedenen Gründen: Zum einen liegt dort der Fokus auf der Prozessautomatisierung. Die Workflow-Steuerung ermöglicht die Statusabfrage für jeden Einzelschritt. Außerdem erlaubt Across die einfache Einbindung bisheriger Übersetzer, mit denen Bosch schon länger zusammenarbeitet. Die Datenübertragung an Übersetzer und Reviewer ist von Beginn an in Across integriert.
Neu: Prozessautomatisierung mit Across
Mit dem Einsatz des Across Language Server erfolgte bei Bosch Thermotechnik die Umstellung eines bis dato manuell gesteuerten Übersetzungsprozess' nun weitgehend automatisiert. Der Übersetzungsdienstleister ist nahtlos eingebunden: Ausgangstexte und Grafiken werden direkt aus dem Dokumenten-Management-System TIM-RS von Fischer Computer Technik, das bei Bosch Thermotechnik im Einsatz ist, in den Across Language Server übernommen. Auch alle weiteren relevanten Informationen werden auf dem Server eingestellt: das Referenz- und Kontextmaterial, die Angaben zu Zielsprachen, Endterminen und Qualitätssicherungskriterien. Die Bearbeitung des Auftrags initiiert das System automatisch. Durch die jeweiligen Zielsprachen und definierten Workflows ergeben sich verschiedene Aufgaben. Diese werden unter Berücksichtigung von Qualifikation und Kapazitäten durch den Projektmanager beim Übersetzungsdienstleister an die zuständigen Übersetzer delegiert . Die Verteilung großer Dokumente auf mehrere Bearbeiter oder Updates von Dokumentenständen werden ebenfalls direkt über das System initiiert.
Alle Beteiligten in den Prozess mit einbinden
Nahtlose Prozesse erfordern eine nahtlose Integration der Qualitätssicherung. Dafür wird auch der Lektor/Reviewer bereits frühzeitig automatisch über das System informiert. „Für uns war es wichtig, den Reviewern das Leben ein wenig leichter zu machen. Sie können sich heute durch eine frühzeitige Benachrichtigung auf ihr Arbeitsvolumen einstellen oder entsprechend Rückmeldung geben, wenn sie einen Auftrag nicht übernehmen können. Schließlich haben die meisten andere Hauptaufgaben im Unternehmen und führen das Review der Technischen Dokumentation nur nebenbei aus“, erklärt Jerome Leicht.
Der Reviewer erhält das gesamte Dokument und kann so die übersetzten Textpassagen im Kontext lesen. Seine Korrekturen fügt er direkt in die Datei ein. Der Zugriff auf die Datei kann wahlweise über einen eigenen Across Client erfolgen, der über das Internet mit dem Server verbunden ist, oder über crossWeb in einer rein browserbasierten Variante.
Erst nach einem zweiten Korrekturdurchlauf erfolgt die Druckfreigabe der fertigen Übersetzung beim Übersetzungsdienstleister. Diese wird dann über die Schnittstelle in das Dokumentenmanagement-System von Bosch Thermotechnik zurückgestellt. Trotz der tiefen Automatisierung dieses Prozesses sind viele Schritte auf Wunsch auch manuell steuerbar. Das kann gelegentlich notwendig werden, wenn sich unerwartete Verzögerungen ergeben oder ein Termin nicht eingehalten werden kann.
Ein täglicher Statusbericht des Übersetzungsdienstleisters informiert Bosch Thermotechnik darüber, wo welches Dokument gerade ist. „Das ist wichtig, denn schließlich kann man bei 300 bis 500 Dokumenten, die wir laufend in der Übersetzung haben, schon mal den Überblick verlieren“, führt Jerome Leicht weiter aus. Mit Ende des Projektes erhält Bosch ein aussagefähiges Reporting mit allen relevanten Kennziffern zu den entstandenem Aufwand, den Wiederholungsquoten und Qualitätskriterien. Es dient als Basis für Controlling und Abrechnung.
Nutzen für Bosch Thermotechnik – Aufträge zwei Wochen früher abgewickelt
Vorher-Nachher-Analysen eigneten sich bei Bosch nicht zur Erfolgsmessung. Im Laufe der Neustrukturierung der Übersetzungen ist das Dokumentvolumen parallel derart gestiegen, dass die veränderten Bedingungen einen Vergleich unmöglich machen. „Sicher ist, dass wir die rapide gestiegenen Anforderungen ohne die Automatisierung durch Across nicht bewältigt hätten, es sind einfach zu viele Dokumente und zu viele Dokumentvarianten geworden“, bemerkt Jerome Leicht. Der Gewinn liegt vor allem in einem gestrafften Zeitplan. Ein Auftrag, der abends per E-Mail beim Sprachdienstleister avisiert wird, liegt bereits am nächsten Morgen dem zuständigen Übersetzer vor. Auf diese Weise kann der durchschnittlich benötigte Zeitraum für eine Übersetzung um mindestens zwei bis drei Wochen verkürzt werden. "Auf Basis des Across Language Server hat transline unsere Prozesse über die Erwartungen hinaus automatisiert, weiterentwickelt und verbessert“, erklärt Jerome Leicht.