Dokumentenvielfalt leicht gemacht – Gebrüder Weiss vereinheitlicht und zentralisiert seinen Dokumenten-Output

Österreichs größter privater Transport- und Logistikdienstleister Gebrüder Weiss benötigt für seinen weltweiten Warenversand rund 90 unterschiedliche Dokumente. Für die Erstellung von Lieferscheinen in unterschiedlichen Sprachen und einen noch schnelleren Dokumenten-Output entschied sich der Logistiker, seinen Kundenservice mit der Output-Management Lösung von StreamServe zu optimieren. Mit der Lösung verdoppelte Gebrüder Weiss seine Druckgeschwindigkeit und die Ausgabe von Lieferscheinen in kyrillischer, japanischer oder chinesischer Schrift stellen nun kein Problem mehr dar.

Die Logistik bestimmt einen immer größeren Anteil der gesamten Wirtschaftsleistung. Laut dem Fraunhofer Institut sind die Logistikaufwendungen der europäischen Wirtschaft der – 27 EU Länder plus Schweiz und Norwegen – im  Jahr 2007 auf € 900 Mrd. gestiegen. Auch in den kommenden Jahren wird die Logistik ein überaus dynamischer, von beschleunigtem Wandel gekennzeichneter Wirtschaftsbereich sein, prognostizieren die Wissenschaftler. Um mit dieser Geschwindigkeit Schritt halten zu können und auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, ist die Optimierung von IT-Prozessen das A&O.

Das weiß auch Gebrüder Weiss, größtes privates Transport- und Logistikunternehmen mit Hauptsitz in Lauterach, Österreich. 
Der österreichische Konzern, vertreten in 23 Ländern mit 135 Standorten, hat es sich zur Aufgabe gemacht, seinen Kundenservice durch einheitliche Dokumente sowie einen schnellen und reibungslosen Dokumenten-Output zu optimieren. „Der ausschlaggebende Moment kam, als wir feststellen mussten, dass unser bisheriges Programm Oracle Report Writer – zuständig für die Erstellung von Reports aus der Oracle-Datenbank –  mit der neuen Oracle Version 9i nicht mehr verfügbar war“, so Christian Wendel, Prokurist IT-Services Lagerlogistik bei Gebrüder Weiss. Das hatte eine kurzfristige Ablöse aller Business-Dokumente in der Lagerlogistik und beim Landtransport zur Folge. Ein weiterer Grund  bei den Landtransporten sowie bei der Luft- und Seefracht war, dass in verschiedenen Applikationen für die operative Abwicklung die Dokumente immer wieder neu programmiert wurden und somit verschiedene Layouts vorlagen. Auch die Ansteuerung von unterschiedlicher Hardware, Labeldruckern sowie der Druck von Umlauten oder Sonderzeichen stellten Gebrüder Weiss mit dem alten System immer wieder vor neuen Herausforderungen. Zum Beispiel konnten nicht alle Warenempfänger in Bulgarien die lateinischen Schriftzeichen lesen. Immer wieder kam es zu Problemen bei dem Ausgeben von Lieferscheinen oder beim Rechnungsdruck in kyrillischer Schrift. Aus diesem Grund suchte der Logistiker mit rund 4.500 Mitarbeitern nach einer intelligenten Output-Management Lösung mit der er Dokumente vereinheitlichen, zentral verwalten sowie den Labeldruck mit Abbildungen und in verschiedenen Sprachen einfach ausgeben kann.

Für einen optimierten Dokumentenoutput und zur Lösung dieser Herausforderungen, entschied sich Gebrüder Weiss im Jahr 2004 für die Software von StreamServe. StreamServe ist Anbieter von Output-Management- und Enterprise Document Presentment (EDP) -Lösungen.  Insbesondere in der Lagerlogistik und bei den Landtransporten soll StreamServe die Bearbeitung und Ausgabe von rund 150 unterschiedlichen Dokumenten vereinfachen und beschleunigen. Allein die  Gruppe Lagerlogistik arbeitet mit insgesamt 82 verschiedenen Dokumenten wie Lieferscheinen, Etiketten sowie Ein- und Auslagerlisten. Hinzu kommen die rund 40 Dokumente für die Luft- und Seefracht, die bereits zum größten Teil mit der Output-Management Lösung realisiert wurden.

„StreamServe überzeugte uns dadurch, dass sich mit nur sehr geringem Programmieraufwand neue Dokumente schnell realisieren lassen. Zum Beispiel das Formatieren oder das Einbinden von Kunden-Logos ist jeder Zeit möglich. Mit ein und demselben Datenstrom können wir heute unsere unterschiedlichen Dokumente dreimal schneller erzeugen“, begründet Christian Wendel, Prokurist für IT-Services in der Lagerlogistik die Entscheidung. Schließlich soll der Anwender den Ausdruck des Labels schnell produzieren können und erhalten. „Dieser Vorgang ist bei den enormen Datenmengen, mit denen wir zum größten Teil arbeiten oft sehr kritisch. Hier waren wir von StreamServe sehr angetan; das System fordert den Druck extrem schnell an und gibt ihn auch wieder aus“, sagt Roland Werenka, Prokurist IT-Services Landtransporte bei Gebrüder Weiss.

Doch zunächst bestand die Mammutaufgabe darin, die ursprünglichen Dokumente abzulösen, die mit dem neuen System nicht mehr unterstützt wurden. In kürzester Zeit galt es für die Gebrüder Weiss Software-Entwickler, die neue Software StreamServe 4.1.2. zu erlernen, um alle Projekte migrieren und testen zu können. Ein zentrales Thema war, die Druckaufbereitung über XML-Schnittstellen zu organisieren. Die XML Datenströme von den spezifischen Kundenapplikation werden von StreamServe analysiert, regelbasiert aufbereitet und im richtigen Format ausgegeben. „Das war für uns zunächst eine große Herausforderung, doch durch den professionellen und direkten Support von StreamServe Deutschland hat die Migration in nur vier Monaten reibungslos funktioniert“, erinnert sich Werenka.

Gebrüder Weiss verfügt über ein Netzwerk von zahlreichen strategischen Partnern und Tochterunternehmen, mit denen der Logistiker seinen Kunden das gesamte Spektrum an individuellen Transport- und Logistiklösungen bieten kann. Dazu zählt unter anderem inet-logistics, Spezialist für internetbasierte e-Logistic-Lösungen und webbasierte Services. Insbesondere letztere setzen sich heutzutage immer mehr durch und bringen gerade im Logistik-Bereich enorme Vorteile. Mit ihrer modular gestalteten, webbasierten Solutions Suite logistics-server® steigt die Gebrüder Weiss-Tochter inet-logistics zum Anbieter von Softwarelösungen für die Supply Chain Execution auf. Und auch hier zieht der Logistiker seine Dokumente wie Lieferscheine oder Labels aus der Output-Management Lösung von StreamServe. Mit dem Ziel, alle Dokumente für die Lieferanten zur richtigen Zeit, am richtigen Ort zu drucken und auf die Ware anzubringen. Auch im Bereich Landverkehr gibt die Geschäftsapplikation genau vor, in welcher Zustellreihenfolge der Disponent die Lieferscheine erhält. Aufgrund der schnelleren Druckgeschwindigkeit, die mit der Output-Management Lösung realisiert wird, brauchen Fahrer nicht mehr mit einem offenen Paket auf den zugehörigen Lieferschein warten. Weiterhin profitiert Gebrüder Weiss auch von der Multikanalfähigkeit. Standorte in Europa und Osteuropa, Asien und USA können über Landesgrenzen hinaus ihre Layer, Lieferscheine usw. mailen, faxen oder drucken.

Aktuell plant Gebrüder Weiss auf das neue Release StreamServe Persuasion umzustellen, dass zukünftig auf Linux und nicht mehr auf Windows Servern aufsetzen soll.



Informationen zur Autorin:
Jacqueline Wolff studierte Multimedia Produktion in Kiel. Durch Praktika im In- und Ausland – beispielsweise bei RTL und in der PR-Agentur fischerAppelt sowie in der Medienagentur „Greentouch Media“ in Südafrika – setzte sie ihr theoretisches Wissen in die Praxis um. Anschließend war sie für 18 Monate als PR-Volontärin in der IBM Deutschland Entwicklung GmbH tätig, wo der Einsatz neuer Medien in der Unternehmenskommunikation eine wichtige Rolle spielte. Seit 2008 ist sie Account Executive bei Storymaker.