Effiziente Dokumentationsprozesse in der Medizintechnik


Sirona Dental Systems GmbH, mit Sitz in Bensheim, ist Hersteller von dentalen Ausstattungsgütern und aufgrund seiner technologischen und praxiswirtschaftlichen Standards in der Zahnbehandlung international anerkannt. Die Produkte kommen in allen Behandlungs- und Tätigkeitsfeldern der modernen Zahnarztpraxis zum Einsatz. Höchste Qualität und Sorgfalt sind auch die Prämissen für die technischen Informationen, die Sirona zusammen mit den Produkten an Endkunden, Händler oder Techniker ausliefert. Die Verantwortung hierfür liegt bei den Mitarbeitern der technischen Redaktion.

Durch die Leistungsbeschreibungen einzelner Anbieter von Redaktions- und Content Management Systemen und direkten Kontakt auf Messen, wie der DMS EXPO oder der tekom, verschaffte sich das Redaktionsteam einen Marktüberblick. Schließlich kamen drei Anbieter in die engere Wahl, unter anderem die SCHEMA GmbH, die schließlich den Zuschlag erhielt. Das XML-basierte Redaktions- und Content Management System SCHEMA ST4 entsprach nicht nur den technischen Anforderungen, sondern überzeugte das Redaktionsteam auch durch seine Benutzerfreundlichkeit. „Die grafische Oberfläche ist sehr intuitiv und entsprechend leicht bedienbar“, beschreibt Wolfgang Schlapp, Projektverantwortlicher und Leiter der Technischen Redaktion bei Sirona, die Vorteile von SCHEMA ST4. „Unsere Denk- und Arbeitsweise fanden wir hier 1:1 wieder.“


Im September 2005 begann das Projektteam der SCHEMA mit der Anpassung ihres Redaktions- und Content Management Systems an die Anforderungen von Sirona. „Ein halbes Jahr später hatten wir einen ersten Prototypen und im August stand uns ein System zur Verfügung, mit dem wir beginnen konnten“, erklärt Wolfgang Schlapp. Im Frühjahr 2006 fand auch die Schulung der Technischen Redakteure statt, zunächst für die Kerngruppe von drei Mitarbeitern. Weitere fünf Redakteure wurden in einem dreitägigen Seminar im März 2007 in die Handhabung des Systems eingewiesen.


Erste Produktinformationen mit SCHEMA ST4 erstellen

Die Inhalte für die Dokumentationen, die bis zu 100 Seiten umfassen, erstellen die Technischen Redakteure mit SCHEMA ST4 als einzelne Informationseinheiten, so genannte Textbausteine. Die Textbausteine werden dabei so standardisiert verfasst, dass sie jederzeit für ein neues Dokumentationsprojekt wiederverwendet werden können. Bei der Texterstellung gilt es, bestimmte Grundregeln einzuhalten und Informationsarten entsprechend den vorher festgeschriebenen Regeln zu definieren. „Dieses Vorgehen ist zunächst zwar etwas zeitaufwändiger. Allerdings ist durch die Standardisierung der Texte auch ein hohes Maß an Wiederverwendbarkeit gegeben. Je mehr Informationseinheiten also in dem System vorliegen, desto einfacher wird die Erstellung der Technischen Produktinformationen“, erläutert Wolfgang Schlapp die Vorzüge der neuen Arbeitsweise. Da SCHEMA ST4 auf dem Konzept der strikten Trennung von Inhalt und Layout basiert, können  aus einer Datenquelle heraus Texte und Informationseinheiten auf unterschiedliche Zielmedien publiziert werden. Auf diese Weise können die Technischen Redakteure von Sirona Produktinformation auf CD oder als Online-Hilfen im html-Format ausliefern und gleichzeitig für die Papierdokumentation ein PDF für den Druck generieren.

Seit Einführung des Systems im Sommer 2006 wurden bereits die ersten Dokumentationsprojekte erfolgreich mit SCHEMA ST4 realisiert. Dabei handelte es sich durchgehend um Dokumentationen für neu entwickelte Produkte. Bereits vorhandene Daten und Produktinformationen werden nur dann in SCHEMA ST4 übernommen, wenn sie für ein neues Produkt relevant sind. Eine komplette Altdatenübernahme  in SCHEMA ST4 ist nicht vorgesehen, da die bereits vorhandenen Produktbeschreibungen nur in geringem Umfang auch für neue Dokumentationsprojekte relevant sind.

Grafiken effizient verwalten

Die Verarbeitung von Grafiken gehören bei Sirona zum Redaktionsalltag. Sie liefern wichtige Hinweise und Informationen zu Bedienung und Handhabung der medizintechnischen Geräte und Produkte. Aus einer Quellgrafik werden teilweise 20 bis 25 weitere Grafiken für die Online-Hilfe oder das Printmedium erstellt, mit Bildunterschriften in der jeweiligen Zielsprache. Für die CAD/CAM-Anwendungen müssen zudem die Screen-shots in der Sprache des Exportlandes lokalisiert werden. Durch den Einsatz von SCHEMA ST4 lässt sich die Verwaltung der zahlreichen Grafiken nun deutlich effizienter gestalten. Grafiken und Zeichnungen werden in dem System strukturiert in einem zentralen Ressourcenpool abgelegt. Um die Wiederverwendung der Objekte mit minimalem Aufwand für Pflege und Verwaltung zu gewährleisten, werden diese Objekte getrennt von den Texten gespeichert. Das Zusammensetzen der Texte und Grafiken erfolgt erst zum Zeitpunkt der Produktion.


Die Recherche nach Grafiken wird nicht nur durch den zentralen Datenpool erleichtert, sondern auch durch die Möglichkeit der Verschlagwortung. Darüber hinaus vereinfacht die Angabe weiterer sogenannter Metadaten wie bspw. die Nennung des Autors oder des Erstellungsdatums das Auffinden der Objekte. Über einen Verwendungsnachweis kann der Technische Redakteur zudem nachvollziehen, in welcher Dokumentation die Grafik bereits verwendet wurde.

Mit wenig Aufwand die Übersetzung initiieren

Die Produktinformationen werden bei Sirona in über zwanzig Sprachen übersetzt. Neben den westeuropäischen Sprachen liefert das Redaktionsteam die Dokumentationen in Russisch und Japanisch und seit kurzem auch in den baltischen Sprachen sowie in Polnisch und Ungarisch aus. Die Übersetzungen werden für jedes Dokumentationsprojekt entsprechend des jeweiligen Exportlandes angefertigt. Vor dem Einsatz von SCHEMA ST4 gestaltete sich der Übersetzungsprozess sehr zeitaufwändig. Der Übersetzer erhielt die FrameMaker-Dateien, ohne Grafiken. Diese wurden in ein Translation Management System (TMS) ausgelesen und in die Zielsprache übertragen. Anschließend wurden die übersetzten Texte in FrameMaker zurückimportiert und von den Technischen Redakteuren mit den Grafiken zusammengeführt. Der Übersetzungsworkflow wird nun durch SCHEMA ST4 vollständig unterstützt. Das System filtert die zu übersetzenden Textbausteine automatisch aus und leitet sie an den Übersetzter weiter. Durch das medienneutrale Dateiformat XML entfällt der Umweg über das Layout, die Daten können direkt in das TMS übernommen werden.

„Unsere Erwartungen wurden voll und ganz erfüllt“, freut sich Wolfgang Schlapp über die erfolgreiche Systemeinführung. „Zugegeben, die Umstellung auf die neue regelbasierte Arbeitsweise erforderte zunächst etwas mehr Aufwand. Das hat sich allerdings gelohnt. Denn die Prozesse, die sich dem eigentlichen Verfassen der Informationen anschließen, wie beispielsweise das Übersetzen oder das Zusammenstellen der Dokumentation, erfolgen nun erheblich schneller.  Mit der Standardisierung der Texte konnten wir auch die Qualität unserer Produktinformationen weiter optimieren, wodurch ein signifikanter wirtschaftlicher Vorteil entstanden ist.

www.schema.de