Fehlerfrei und aktuell: Was Sie schon immer über Omnibusse wissen wollten

Vertriebsmitarbeiter zeitnah, kostengünstig und inhaltssicher über die Neuerungen der Produkte informieren und zwar weltweit – das war das Ziel des Omnibusherstellers EvoBus aus Mannheim. „Für uns ist es ein Wettbewerbsvorteil, wenn unsere aktuell und gut geschulten Mitarbeiter in der Lage sind, unsere Kunden unmittelbar und kompetent über Produktneuerungen zu informieren“, ist Ralf Lahres, Teamleiter Interne Kommunikation Mercedes-Benz Omnibusse, überzeugt. Die Auswahl und Implementierung eines passenden Redaktionssystems durch die Mannheimer Agentur SIGNUM war ein erster wichtiger Schritt auf dem Weg dieses Vorhaben zu realisieren. Heute erstellt der Busspezialist zusammen mit SIGNUM die gesamte Vertriebsdokumentation mit docuglobe und hat damit das hoch gesteckte Ziel erreicht.

Vor der Einführung des Redaktionssystems produzierte der Bushersteller für jedes Modell und jede Busvariante eine neue Dokumentation. Bei rund 13 Modellen mit bis zu 25 möglichen Varianten entstanden große, naturgemäß redundante Datenmengen, die entsprechend jeweils auch mehrfach übersetzt wurden. Aus Zeit- und Kostengründen musste häufig auf die zeitgleiche Aktualisierung von Informationen in allen genutzten Medien verzichtet werden. Das hatte zur Folge, dass die Informationen im Print, Intranet, auf DVDs ect. nicht immer konsistent waren, was zur Verwirrung der Verkäufer führte. Mit docuglobe konnten diese Informationslücken geschlossen werden.

Preiswert und einfach

Bei der Suche nach einem geeigneten Redaktionssystem schaute sich die Agentur unter anderem auch XML-basierte Systeme an. „Die Implementierung von XML-Lösungen ist allerdings mit Fachkenntnissen und hohen Kosten verbunden. Zusätzlich entsteht Schulungsaufwand zur Verinnerlichung der XML-Philosophie.  „Das macht nur in bestimmten Bereichen Sinn“, erzählt Harald Braun, Leiter der Technischen Redaktion von SIGNUM. „Wir aber waren auf der Suche nach einem unkomplizierten System, mit dem wir den Anforderungen unseres Kunden ausreichend komfortabel entsprechen konnten. Da docuglobe mit Word als Editor arbeitet, war schon die erste Hürde genommen. Durch den geringen Schulungsaufwand, konnten wir schnell starten – Wordkenntnisse besitzt nahezu jeder. Außerdem entstehen keine Kosten für Lizenzen, da Word auf jedem Rechner bereits vorhanden ist.“ Die Unterstützung während der Einführung durch global document solutions beschleunigte die Startphase. So wurden auf die Bedürfnisse von EvoBus zugeschnittene Templates integriert, die Mitarbeiter eingewiesen und schon konnte es losgehen.

Cross-Media-Funktion

Heute wird die Vertriebsdokumentation für alle Busmodelle und deren Varianten mit docuglobe produziert. Mit Unterstützung von SIGNUM entsteht drei bis vier Mal jährlich eine neue DVD, die dem Vertrieb aktuell alle relevanten Produktinformationen zur Verfügung stellt. Dank der HTML-Exportfunktion von docuglobe können die gleichen Inhalte zeitnah im Intranet angeboten werden. Dies gilt auch für Verkaufsbriefe und das InfoPoint-Journal, Instrumente mit denen EvoBus den Vertriebsaußendienst aktuell über Neuerungen an den Busmodellen informiert. Dass die EvoBus-Unterlagen innerhalb von docuglobe in den Sprachen deutsch, englisch, spanisch, französisch und italienisch verwaltet werden, ist längst selbstverständlich. Und natürlich werden auch Grafiken, Bilder, Illustrationen und technische Zeichnungen problemlos aus docuglobe heraus eingebunden.
 
Einmal erfassen – vielfach verwenden

Die einfache und funktionale Gestaltung der Oberfläche ermöglicht die schnelle Nutzung des Systems. Die Inhalte der Dokumente werden in Module zerlegt, das kann ein Satz, eine Seite, ein Kapitel oder eine Grafik sein. Der Vorteil besteht darin, dass einzelne Module aus der Datenbank heraus nur noch in verschiedene Dokumente verzweigen. Ändert sich ein Modulinhalt, so werden automatisch alle Dokumente geändert in denen dieses Modul vorkommt. Informationen werden somit nur einmal erfasst und dann vielfach genutzt. Ein besonderer Nutzen ergibt sich durch die effiziente Verwaltung der Sprachversionen. Redundante Übersetzungen gehören der Vergangenheit an, denn auch hier werden übersetzte Module mehrfach verwendet. Ist ein Modul einmal übersetzt, kann es in der Zielsprache auch in anderen Dokumenten verwendet werden – das spart Zeit und senkt die Übersetzungskosten deutlich.

Fehlerquote gesenkt – Qualität gesteigert

Die Senkung der Fehlerquote ist eine angenehme Folgeerscheinung, die aus docuglobe resultiert. Festgelegte Module müssen nur einmal geprüft und freigegeben werden. Ist der Inhalt einmal korrekt, ist er immer korrekt. Harald Braun sieht weiteres erhebliches Potenzial für den Einsatz von docuglobe im Bereich des Blended Learning. „Die kurzfristige Verfügbarkeit der Daten weltweit ist für EvoBus ein enormer Vorteil. Mitarbeiter können nach Produktschulungen, die direkt am Fahrzeug stattfinden, ihre Produktkenntnisse online auffrischen und vertiefen. Die Abbildung der Daten über das Intranet ist eine kostengünstige und pragmatische Lösung, die enorme Kosten spart.“