Redaktionssysteme in der Technischen Dokumentation
Qualität steigern, Aufwand reduzieren
Sie sind gesetzlich vorgeschrieben und fester Bestandteil des Produkts – dennoch betrachten viele Industrieunternehmen die Technische Dokumentation nach wie vor eher als lästiges Übel. Kein Wunder, ist diese doch meist mit einem immensen Zeitaufwand verbunden. Mithilfe moderner Redaktionssysteme steigern Anwender nicht nur die Qualität ihrer Dokumentation, sie reduzieren auch das Arbeitsaufkommen und senken Kosten.
Fragt man Peter Schell, warum sich die Brabender Technologie GmbH & Co. KG für die Einführung eines Redaktionssystems entschieden hat, muss er nicht lange überlegen: „Ganz klar Zeitdruck“, lautet seine Antwort. Schell ist Leiter der Dokumentationsabteilung des Duisburger Unternehmens, das sich auf Maschinen und Anlagen zum Wägen und Dosieren von Schüttgütern spezialisiert hat. Vor einigen Jahren stand Schell schließlich vor der Wahl: „Entweder ich erhöhe den Personalbestand für die Technische Redaktion oder ich finde eine alternative Lösung.“ Der Grund für die Überlastung war dabei ein zu großer Arbeitsaufwand auf Grund von fehlenden Automatismen. Statt eines datenbankunterstützten Redaktionssystems nutzte der Technische Redakteur Microsoft Word als Stand-Alone-Werkzeug. Die Folge waren dutzende Einzeldateien mit Dokumentationsinhalten, abgespeichert in verschiedenen Ordnern und manuell verwaltet.
Viele Jahre fuhr das Duisburger Industrieunternehmen mit dieser Lösung gut. Betriebs- oder Montageanleitungen für unterschiedlichste Produkte wurden nur auf Deutsch, Englisch und Französisch erstellt. „Das war damals leicht handhabbar“, erinnert sich Schell. Dies galt sogar für die Dokumentation von kompletten Anlagen, die zusammen mit sämtlichen Fremdbeschreibungen durchaus mehrere Ordner umfassen konnte.
Spätestens aber mit der Novellierung der EU-Maschinenrichtlinie konnte auch Brabender den gestiegenen Dokumentationsaufwand nicht mehr ohne systematisches Vorgehen stemmen. Nun musste das international tätige Unternehmen mit seinen Dokumentationen alle EU-Sprachen abdecken. „Mit Word allein hätte ich keine Chance gehabt“, meint Schell rückblickend. Infolge der neuen EU-Richtlinie erhöhten sich nicht nur die inhaltlichen Anforderungen an die Dokumentationen, auch der Umfang wuchs deutlich. Bei Brabender gelangte man schnell zu der Erkenntnis, dass sich etwas ändern muss.
Dabei war das Unternehmen mit dem früheren, zeitaufwändigen Verfahren bei weitem kein Einzelfall: Was den Einsatz von Redaktionssystemen in der Technischen Dokumentation angeht, wird nach wie vor eher zögerlich umgedacht. 2005 nutzten 20 Prozent der Unternehmen laut einer Studie des Deutschen Fachverbandes für Technische Kommunikation (tekom) entsprechende Content-Management-Systeme, um die Technische Redaktion effizienter zu machen. 2013 waren es immerhin schon 40 Prozent, aber von einer flächendeckenden Verbreitung kann bis heute keine Rede sein.
Zeitersparnis durch Modularisierung
Dabei sind längst eine Reihe leistungsfähiger Redaktionssysteme verfügbar. Schell entschied sich für die Lösung docuglobe von der gds GmbH. Der wesentliche Vorteil der Software: Sie arbeitet mit wiederverwendbaren Textbausteinen, sogenannten Informationsmodulen. Ändern sich etwa im Zuge einer Produktweiterentwicklung Teile eines Modulinhalts, werden die Anpassungen automatisch im ganzen Dokumentenstamm übernommen – eine Funktion, die den Anwendern erfahrungsgemäß viel Arbeit erspart: „Heute erreichen wir bei den Betriebsanleitungen für zwei völlig unterschiedlich aussehende Geräte dank der neuen Systematik eine Wiederverwertungsquote von etwa 50 Prozent“, sagt Schell. Teilweise könne er Dokumentationen, die zuvor zwei Wochen Zeit in Anspruch genommen haben, nun in vier bis fünf Tagen verfassen. Die Umstellung auf docuglobe gestaltete sich bei Brabender unkompliziert: Neue Informationsmodule werden auf Basis von Microsoft Word erstellt, für die Technische Redaktion von Brabender also eine gewohnte Arbeitsumgebung. Während nun die Verwaltung dieser Informationsmodule im Hinblick auf Archivierung, Sprachen und Verwendung in den Dokumentationen von docuglobe übernommen wird.
Auch beim Thema Übersetzungen profitiert Brabender von docuglobe: Was sich in der deutschen Version der Dokumentation ändert, muss natürlich auch in anderssprachigen Varianten angepasst werden. Dafür schickte das Unternehmen in der Vergangenheit oftmals die kompletten Dokumentationen ins Übersetzungsbüro, was mit erheblichen Kosten zu Buche schlug. Heute werden nur noch die tatsächlich geänderten Informationsmodule übersetzt, da sich die betreffenden Inhalte dank des modularen Aufbaus auch im fremdsprachlichen Umfeld problemlos identifizieren und extrahieren lassen. „Wir verzeichnen auch hier eine deutliche Reduktion der Durchlaufzeiten sowie der anfallenden Kosten“, so Schell.
