Über 100.000 Artikel immer aktuell in Print-Katalogen und Online-Shops

Elektroskandia, der führende schwedische Großhändler für elektrotechnische Produkte, setzt auf den Heiler Product Manager bei der zentralen Verwaltung von über 100.000 Artikeln. Sie können in Zukunft wesentlich einfacher, schneller und ansprechender in Katalogen und Webshops publiziert werden. Elektroskandia erzielt durch dieses professionelle Product Information Management (PIM) eine deutliche Kostenersparnis bei der Katalogerstellung und erhöhte Absatzraten durch kundenfreundliche Verkaufsmedien.

„Unsere alte Kataloglösung war zwar hochautomatisiert und preisgünstig, hatte aber den Nachteil, dass sich nur eine einzige Datenstruktur pflegen ließ. Dies führte dazu, dass die Daten untereinander nur schwer vergleichbar waren und die Dateneingabe weitgehend unstrukturiert erfolgte. Viele Artikel wurden mehrfach vorgehalten“, sagt Karen Kruger, CIO bei Elektroskandia. So konnte ein und dieselbe Schraube an verschiedenen Stellen des Elektroskandia-Sortiments auftauchen, ohne dass jemand im Unternehmen einen genauen Überblick darüber hatte. Darüber hinaus war die Lösung nicht ausreichend mit dem vorhandenen ERP-System integriert.

Einheitliche Datenbasis angestrebt

Lange Zeit suchte Elektroskandia nach einem neuen PIM-System, das genauso kostengünstig wie das alte, zugleich aber wirksamer arbeitet. Ziel war eine homogene Datenbank als Quelle für den Hauptkatalog, für maßgeschneiderte Kundenkataloge und den Webshop. Damit verbunden war der Wunsch, die elektronischen Daten der rund 3.000 Lieferanten direkt in das PIM-System einspielen zu können. Zudem wurden eine Beschleunigung und Verbilligung der Katalogproduktion angestrebt.

Auch der Webshop sollte auf die Höhe der Zeit gebracht werden. Bis dahin waren die Struktur und Darstellung des elektronischen Katalogs von Elektroskandia mit dem vierbändigen Printkatalog identisch. „An sich sehr gut, aber obwohl die Suchmöglichkeiten der modernen Web-Technologie enorm sind, gewährte unsere alte Datenstruktur nur begrenzten Spielraum“, so Karen Kruger. „Damit war es sehr schwierig, geeignete Suchmöglichkeiten für die 220.000 Artikel im ERP-System und die 100.000 Artikel im Katalog zu finden.“ Erforderlich war eine aussagekräftige, differenzierte Struktur der Produktinformationen – und ein PIM-System, das eine weitverzweigte Struktur unterstützt.

Bereits in der Schwestergesellschaft bewährt

Im Mai 2005 begann Elektroskandia mit der Analyse der PIM-Standardsysteme im Markt. Dem Projektteam gehörten Vertreter des Marketings und Produktmanagements für Kabel sowie des PIM-Teams an. Bei Kabel handelt es sich um den Hauptartikel von Elektroskandia, mit dem ein Viertel aller Umsätze generiert wird. Im März 2006 entschied sich Elektroskandia für Heiler Software. Den Ausschlag gab, dass die angebotene Heiler- PIM-Lösung einfach die beste war. Ein weiterer Vorteil war, dass Heiler Software beim Schwesterkonzern Hagemeyer in Deutschland bereits seit drei Jahren im Einsatz war. Der Vertrag, den Elektroskandia mit Heiler Software schloss, berücksichtigt bereits Planungen und Umsetzungsinhalte für die Schwestergesellschaften in Norwegen, China, Finnland, Estland, Lettland, Litauen, Russland und Polen.

Im April 2006 fiel der Startschuss für die Implementierung. Eingeführt wurden der Heiler Product Manager für das Stammdaten- Management und den Datenexport und der Heiler Print Manager für die Erstellung der Printkataloge.

„Manche Herausforderungen zeigten sich erst spät im Projekt – unsere vorhandene komplexe Struktur mit einem neuen flexiblen System zu kombinieren, war schwieriger als erwartet“, blickt Karen Kruger zurück. „Aus dieser Erfahrung heraus kann ich nur empfehlen, schon im Vorfeld eine ausreichend lange Planungs- und Testphase einzuplanen.“ Da es wesentlich einfacher gewesen wäre, Kundenanpassungen vorzunehmen, als neue Arbeitsprozesse einzuführen, dauerte das Projekt länger als erwartet. Doch ein Projektziel war auch, möglichst nahe am Standardprozess des Heiler Product Manager zu bleiben. Hinzu kamen noch die Beharrlichkeit und Gründlichkeit der Schweden, die Umsetzung der Prozesse im Verlauf des Projektfortschritts immer wieder genau zu überprüfen. Dank intensiver Unterstützung durch Heiler Software jedoch ging die neue PIM-Plattform im Januar 2007 erfolgreich in Betrieb.

Schnelle Erfolge

Bereits nach wenigen Monaten zeichneten sich die ersten Erfolge der neuen Anwendungen und Prozesse ab. Heute verfügt Elektroskandia über eine einheitliche Datenbasis für die Produktinformationen, die für die Kataloge und den Webshop genutzt werden. Statt wie früher vom System- Know-how eines einzigen Mitarbeiters abhängig zu sein, gibt es jetzt acht Anwender, die die Artikeldaten der Produktmanager laufend im Heiler Product Manager pflegen und auch die Daten importieren, die ihnen die Lieferanten zur Verfügung stellen. Die PIM-Lösung von Heiler Software unterstützt auch die Anforderung von Elektroskandia, mit parallelen Datenstrukturen zu arbeiten. Dies ermöglicht die geplante Einführung der ETIM-Struktur, des Standards zum elektronischen Datenaustausch im Bereich der Elektrotechnik, unter gleichzeitiger Beibehaltung der alten Struktur.

Elektroskandia rechnet mit Kosteneinsparungen bei der anstehenden Erstellung der Produktkataloge. „Wir führen im Webshop 100.000 Produkte mit einer Datenstruktur, die ganz auf die Erfordernisse des E-Commerce zugeschnitten werden soll“, sagt Karen Kruger. „Die Aktualisierung erfolgt wöchentlich, und das Geschäft via Internet blüht.“ Weitere Verbesserungen erwartet Elektroskandia von der Einführung der ETIM-Struktur. „Dann werden unsere Kunden die gewünschten Produkte noch leichter und schneller finden.“

Elektroskandia AB ist der führende Großhändler für elektrotechnische Produkte in Schweden. Mit 800 Mitarbeitern stellt das Unternehmen die größte und führende Gesellschaft der internationalen Hagemeyer Unternehmensgruppe in Skandinavien dar, weltweit einer der größten Anbieter von Produkten und Dienstleistungen rund um Elektrotechnik und Arbeitsschutz. Von den 200.000 Produkten im ERPSystem von Elektroskandia werden 80.000 im Hauptkatalog aufgeführt. Im Zentrallager sind 35.000 Artikel verfügbar. Neben dem Firmensitz in Sollentuna unterhält das Unternehmen 45 Niederlassungen in Schweden.

www.elektroskandia.se