„Wir konnten sofort produktiv arbeiten“ - Redaktionssystem Cosima go! im Einsatz bei ProMinent

Während vor der Einführung des Redaktionssystems die Erstellung einer technischen Dokumentation bis zu einem halben Jahr dauerte, ist diese Zeitspanne heute bei der ProMinent Dosiertechnik GmbH auf wenige Wochen geschrumpft. Die Anleitung ist normen- und richtlinienkonform, so dass der international tätige Hersteller für Fluid-Dosiertechnik, nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite ist, sondern auch viel Zeit und damit Kosten spart.

„Für unser Produkt-Portfolio von 50 Hauptprodukten und einer Vielzahl an Nebenprodukten müssen wir die technischen Dokumentationen, die bis zu 400 Seiten umfassen können, in deutsch, englisch, französisch, spanisch und in der jeweiligen Sprache des Exportlandes erstellen“, berichtet Holger Lahr, technischer Redakteur und Systemverantwortlicher bei ProMinent Dosiertechnik GmbH, einem Hersteller von Komponenten und Systemen im gesamten Umfeld der Fluid-Dosiertechnik sowie Lösungspartner für die Wasseraufbereitung. Vor drei Jahren hat die Dokumentationsabteilung angefangen, sich mit Redaktionssystemen auseinanderzusetzen. Die Entscheidung fiel auf Cosima go! der Docufy GmbH aus Bamberg. „Das Softwarehaus ist ein zuverlässiger Partner, wenn es um Rationalisierung und Qualitätssteigerung redaktioneller Abläufe geht“, so Holger Lahr.

Bei Cosima go! handelt sich um eine Applikation bei der DTD (Document Type Definition), Stylesheets und Workflow so vorkonfiguriert sind, dass sie die Ansprüche kleiner und mittelständischer Unternehmen an einen effektiven Redaktionsprozess abdecken. Das System enthält alle Elemente, die für die Erstellung einer normen- und richtlinienkonformen Anleitung notwendig sind. Standard-Textmodule mit Sicherheitshinweisen und Informationsbausteinen machen es insbesondere für den Maschinen- und Anlagenbau interessant.

Die Ausgangslage

Auch die individuellen Vorgaben und Anforderungen von ProMinent konnten bei der Applikation berücksichtigt werden. Das spiegelt sich beispielsweise in der Einhaltung der CI (Corporate Identity) wider. So wurden in den Stylesheets das Deckblatt, die Kopf- und Fußzeile entsprechend den CI-Anforderungen des Unternehmens angepasst. Entsprechend werden die Daten, sowohl Texte, Tabellen oder Grafiken, CI-konform interpretiert und formatiert.

„Für die Erstellung der technischen Dokumentation haben wir früher bis zu 24 Wochen gebraucht“, erinnert sich Holger Lahr und ergänzt: „Heute erfolgt das wesentlich zügiger, wofür auch klare Arbeitsabläufe sorgen.“ Die technische Dokumentation wird durch den zuständigen Redakteur im Redaktionssystem erstellt. Zeitgleich erfolgt die Korrektur und Freigabe durch den Produktmanager im Online-Client. Ein deutschssprachiges Druck-pdf kann sofort erzeugt werden. Anschließend findet der Versand der XML-Übersetzungspakete statt, die von einem externen Sprachdienstleister bearbeitet werden. Die Grafiken, die im SVG-Format (Scalable Vector Graphics) vorliegen, werden als XML-Datei in demselben Projekt vom Übersetzer lokalisiert. Diese Vorgehensweise sichert die einheitliche Darstellung der Inhalte. Eine separate Bearbeitung der Grafiken findet nicht mehr statt. Nach erfolgter Übersetzung werden die XML-basierten Daten in das Redaktionssystem importiert und als pdf-Datei an die jeweilige Auslandsniederlassung geschickt. Hier findet dann die sprachliche Prüfung statt. Nach abschließender Korrektur erfolgt dann der Druck der Dokumentation.

„Wir konnten innerhalb weniger Tage produktiv mit der Software arbeiten. Zwei Schulungstage genügten, so leicht verständlich ist das System“, berichtet der technische Redakteur von ProMinent.

Technische Dokumentation in der Praxis

Einen ersten Leistungstest bestand das Redaktionssystem bei der Erstellung der technischen Dokumentation für einen 4-Leiter-Messumformer/Regler. Dieser wird zur Messung bzw. Regelung einer Messgröße eingesetzt. In dem Regler sind 22 Sprachen hinterlegt, die mit dreizehn Messgrößen kombiniert werden können und zusätzlich noch mit zehn weiteren Messgrößen über den mA-Normsignal-Eingang.
Die 140 Seiten umfassende Betriebsanleitung musste alle Messgrößen umfassen und in allen Sprachen vorliegen. Die technische Dokumentation stand weltweit zur Vertriebsfreigabe zur Verfügung. „Ohne das Redaktionssystem Cosima go! hätten wir die technische Dokumentation in diesem Umfang in dem jetzt realisierten Zeitfenster nicht erstellen können. Das Redaktionssystem hat unsere Erwartungen in punkto Bedienerfreundlichkeit, Leistungskomfort, Effizienz und unter Kosten-Nutzen-Aspekten von Anfang an erfüllt. Wir sind restlos überzeugt“, bilanziert Holger Lahr.

EG-Konform

Mit Einführung des Redaktionssystems konnten auch die Anforderungen der neuen Maschinenrichtlinien 2006/42/EG und 98/37/EG, die ab dem 29. Dezember 2009 vom Hersteller anzuwenden sind, eingehalten werden. Sie besagt, dass bei jeder Auslieferung von Anlagen und Geräten innerhalb der europäischen Gemeinschaft die original-Mutterversion sowie die Anleitung in der jeweiligen Ländersprache vorliegen muss. „Bisher konnte dies nicht oder nur mit großem Aufwand gewährleistet werden. Mit COSIMA go! Können wir dieser Anforderung ohne Zusatzaufwand gerecht werden.“ so Lahr.

Und ein weiteres erfreuliches Argument kommt zum Schluss: „Wir sind weit unter dem veranschlagten Budget geblieben“, so der technische Redakteur.

Informationen zum Autor:
Wolf-Rüdiger Schwarz
Fachjournalist für Facility Management, Betriebsreinigung, Hygiene, Maschinenbau, Redaktionsysteme und technische Dokumentationen.