Effiziente Übersetzungsprojekte: Auf die richtigen Prozesse kommt es an

Immer kürzere Time-to-Markets erfordern eine schnellere Aktualisierung von Marketingunterlagen oder Handbüchern. Andererseits bewirkt die Vielzahl von Sprachen verbunden mit dem allgegenwärtigen Outsourcing von Übersetzungsleistungen immer höhere Aufwände für die Steuerung der Übersetzungen. Translation-Management-Systeme (TMS) neuester Generation haben deshalb die Prozessautomatisierung und das Workflow-Management zu einer gleichwertigen Säule neben der eigentlichen Übersetzung gemacht. Erst die Zusammenfassung beider Komponenten – der Übersetzungsunterstützung und des Projektmanagements – in einer integrierten Arbeits- und Systemumgebung ermöglicht durchgängige Prozesse.

In kaum einer anderen Branche ist die Outsourcing-Quote so hoch wie im Übersetzungsbereich. Diese Arbeitsweise liegt insofern nahe, als dass Übersetzen in der Regel nicht zum Kerngeschäft von Industrieunternehmen gehört. Das Auslagern der Aufgaben bringt einerseits Entlastung. Andererseits geht mit dem der Weitergabe teilweise sensibler Dokumente die Gefahr einher, weniger Kontrolle über den Verbleib der Unternehmensdaten zu haben.  Zusätzlich kann der Überblick über Bearbeitungsaufwände und -kosten verloren gehen. Ebenso nicht zu vernachlässigen sind die Aufwände für die Prozesssteuerung. Dazu gehören die Definition und Kontrolle von Terminen, die Bereitstellung der notwendigen Dokumente und Ressourcen, die Verteilung der Aufgaben sowie die Nachkalkulation und Archivierung. Daher ist auch im Übersetzungsbereich effizientes Projektmanagement von großer Bedeutung.

Mehr und mehr entwickeln sich die Aufgaben der Übersetzungsprojektmanager in Richtung eines ganzheitlichen Prozessmanagements, das die Betrachtung der gesamten Übersetzungslieferkette mit einbezieht. Die Gründe für diese Entwicklung sind unter anderem in den steigenden Anforderungen der Auftraggeber und des Marktes zu sehen. Durch das vernetzte und vielschichtige Arbeiten, die große Anzahl von Übersetzungsprojekten mit geringem Textvolumen, Preisdruck und Qualitätsanforderungen nehmen administrative Aufgaben immer mehr Zeit in Anspruch. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, Prozesse zu standardisieren und soweit wie möglich zu automatisieren. Verstärkt zum Einsatz kommen daher technische Lösungen, die bei der Bewältigung dieser Herausforderungen unterstützen. Ein Translation-Management-System, das den Projektbeteiligten neben einer umfangreichen Übersetzungsumgebung auch eine zentrale Plattform für die  Pflege aller Sprachressourcen und für das Projektmanagement  zur Verfügung stellt, kann dabei unterstützen,

• die Textqualität zu erhöhen,
• repetitive Prozesse zu automatisieren,
• vernetzt mit allen Projektbeteiligten zusammenzuarbeiten,
• Prozess- und Datensicherheit zu gewährleisten,
• durch Reports Optimierungspotenziale aufzudecken.

Textqualität erhöhen

Im so genannten Translation Memory, einer Standardkomponente solcher Systeme, wird jeder übersetzte Satz gespeichert, sodass er für alle zukünftigen Projekte wiederverwendbar ist. Mit der Zeit wächst der Datenpool, aus dem die Übersetzer schöpfen können. Damit ermöglicht dieser Übersetzungsspeicher nicht nur die Wiederverwendung bereits übersetzter Textstellen, sondern kann auch Autoren bei der konsistenten Erstellung eines Quelltextes unterstützen. Darüber hinaus dient er als Basis für die Qualitätssicherung von Ausgangstexten und Übersetzungen. In einem Terminologiesystem wird der gesamte Fachwortschatz eines Unternehmens definiert und gepflegt. Damit wissen alle Bearbeiter, welche Benennung in einem bestimmten Kontext korrekt ist bzw. bevorzugt wird.

Prozesse automatisieren & vernetzt zusammenarbeiten

Die Delegation von Übersetzungsaufträgen an Dienstleister ist nur dann effizient, wenn diese nahtlos in den Prozess eingebunden werden. Projektverantwortliche sollten den Überblick über Termine, Fortschritt und Kosten behalten. Wenn alle Beteiligten auf einer gemeinsamen Plattform und in durchgängigen, geschlossenen Prozessen zusammenarbeiten, lassen sich die zu übersetzenden Inhalte und alle projektrelevanten Daten direkt an den Dienstleister übermitteln. Umgekehrt können dadurch neben den Übersetzungen auch alle neu erstellten Translation-Memory- und Terminologie-Einträge automatisch zurückgegeben und für die weitere Verwendung gespeichert werden. Während Redakteure und Übersetzer über eine zentrale Plattform Zugriff auf dieselben konsistenten Daten erhalten, können Auftraggeber Projekte einfacher zuweisen und sich jederzeit über deren Status informieren. In einigen Systemen besteht die Möglichkeit, wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren und damit den Koordinationsaufwand für Projektmanager zu reduzieren. Übersetzungsaufträge können beispielsweise automatisch einem bestimmten Mitarbeiter oder Dienstleister zugewiesen werden. Auch die Auftragsvergabe über Online-Portale ist mittlerweile üblich. Hierüber können auf Basis der hinterlegten Daten auch automatisch Angebote erstellt werden. Selbst eine regelbasierte, formale Qualitätssicherung kann automatisiert erfolgen.

Im Zusammenhang mit Übersetzungsprozessen lassen sich die Komponenten des Projektmanagements in drei Bereiche unterteilen: 

1. Zur Auftragsverfolgung gehören Übersichten zum Auftragsein- bzw. -ausgang, Funktionen zum Delegieren, die Prozessüberwachung und die Terminierung.
2. Innerhalb des Lieferantenmanagements sind Sprachvarianten des Dienstleisters und Leistungsbewertungen hinterlegt, die die Auswahl erleichtern sollen. 
3. Schließlich nimmt auch das Berichtswesen eine wichtige Rolle beim Projektmanagement ein. Kennzahlen wie der Durchsatz an Wörtern, die Projektanzahl pro Zeitraum, Termintreue oder Rückfragen sind eine wichtige Planungsgrundlage. Idealerweise stellt das TMS diese Kennzahlen über vielfältige Abfragemöglichkeiten bereit und erlaubt deren benutzerspezifische Darstellung. Typische Abfragen sind die offenen Aufgaben oder die nächsten Deadlines. Bietet ein System hier einen entsprechenden Funktionsumfang, können die administrativen Aufwände des Projektmanagers deutlich reduziert werden.

Prozess- und Datensicherheit gewährleisten

Doch nicht nur ein effizientes Übersetzungsmanagement spricht für den Einsatz eines TMS, auch die Prozess- und Datensicherheit ist relevant. Oft sind Übersetzungsprojekte stark verteilt organisiert. Selbst für die Übersetzung eines einzelnen Dokuments in mehrere Sprachen werden verschiedene Personen eingebunden:

• Mitarbeiter vor Ort (Technische Redakteure, Übersetzer, Projektmanager),
• Mitarbeiter in den Landesgesellschaften (Lektoren aus den Fachabteilungen),
• Freie Mitarbeiter (Übersetzer, Lektoren),
• Sprachdienstleister (Projektmanager, Übersetzer, Lektoren).

Häufig  ergibt sich daraus – mit oder ohne Wissen des Auftraggebers – eine Kette von Bearbeitern, die an verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Infrastrukturen an den Dokumenten arbeiten. Vor allem bei sensiblen Inhalten wie der Dokumentation innovativer Entwicklungen ist es wichtig, die Sicherheit der Daten zu gewährleisten – und dies trotz vieler Übergabeschritte von einem Bearbeiter zum nächsten oder komplexer Übersetzungs- und Reviewprozesse. Hier kann ein geschlossenes System von Vorteil sein, in dem alle Beteiligten innerhalb einer durchgängigen Lieferkette und idealerweise mit unterschiedlichen Zugriffsrechten kooperieren. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass alle Prozesse nachvollziehbar bleiben und Daten nicht unkontrolliert versendet oder gespeichert werden. Das gilt nicht nur für die zu übersetzenden Texte selbst, sondern ebenso für das Translation Memory und die Terminologiedatenbank, die mitunter Rückschlüsse auf die Inhalte sensibler Dokumente zulassen.

Optimierungspotenziale aufdecken

Moderne TMS bieten zahlreiche Reports- und Analysemöglichkeiten, die sich teilweise sogar nahtlos mit externen Programmen wie MS Excel verknüpfen lassen. Methoden der Business Intelligence ermöglichen die Gewinnung projektbezogener Kennzahlen, sodass beispielsweise Übersetzungskosten im Zeitverlauf oder das Wachstum des Übersetzungsvolumens in einer bestimmten Sprache analysiert werden können. Dadurch lassen sich Optimierungspotenziale aufdecken und Maßnahmen zur Kostenreduktion ableiten.

Fazit:

Projektmanagement ist innerhalb von Übersetzungsprojekten zu einer tragenden Säule gewachsen, und sollte die komplette Steuerung aller Übersetzungsprozesse abdecken. Je nach Umfang und Komplexität der Projekte sowie der Bedeutung von Datensicherheit im Unternehmen ist es empfehlenswert, sich auch mit Funktionen und Einsatzmöglichkeiten von Translation-Management-Systemen auseinanderzusetzen, die über die bloße Übersetzungsunterstützung hinausgehen. Eine zentrale Plattform als gemeinsame Arbeitsumgebung von Redakteuren, Sprachdienstleistern, Übersetzern, Lektoren und Projektmanagern kann dabei unterstützen, die Textqualität zu sichern und eine geschlossene, transparente Lieferkette zu erhalten. Darüber hinaus kann die Abwicklung der Auftragsvergabe vereinfacht, wiederkehrende Arbeitsschritte können sogar automatisiert werden. 

Christian Weih ist Vertriebsleiter bei der Across Systems GmbH, dem Hersteller des Across Language Server. Er studierte Anglistik an der Universität Mannheim. Bei Across Systems berät er Kunden zu Sprachtechnologie, Übersetzungsworkflows und integrierten Lösungen beispielsweise für übersetzungsgerechtes Schreiben.

Mit freundlicher Genehmigung der Fachpublikation wissensmanagement