Effiziente Wege zur multilingualen Produktdokumentation

Produktinformationen und -daten entstehen bereits in der Entwicklung und Fertigung. Sie bilden die Basis für spätere Angebotserstellungen und Projektbeschreibungen, werden im Vertrieb und Marketing genutzt und gehen in Technische Dokumentationen sowie Post Sales Unterlagen ein. Neben den damit verbundenen Anforderungen an eine durchgängige Datenpflege und -verwaltung stehen international agierende Unternehmen zudem vor der Herausforderung, diese Produktinformationen in die jeweilige Sprache des Exportlandes lokalisieren zu müssen.

Sogenannte Corporate Translation Management Systeme bieten hierbei gezielt Unterstützung. Der Aufbau eines zentralen mehrsprachigen Datenpools mit allen produktrelevanten Informationen sorgt nicht nur für eine einheitliche Beschreibung und Darstellung der Produkte und Services, er trägt auch maßgeblich zu einem durchgängigen Corporate Wording bei. Durch die Möglichkeit, bereits vorliegende Übersetzungen für neue Textprojekte zu verwenden, profitieren Unternehmen zudem von einer deutlichen Reduzierung der Übersetzungskosten.

Auf internationalem Parkett punkten

Will ein Unternehmen einen neuen ausländischen Markt erschließen, müssen Marketing- und Vertriebsunterlagen, Broschüren, Angebote und Pflichtenhefte, Informations- und Konditionsblätter, Texte für Websites, Verträge, Korrespondenzen usw. in der jeweiligen Landessprache verfügbar sein. Das hört sich simpler an, als es ist. Selbst kleine und mittlere Übersetzungsprojekte sind durch hohe Komplexität gekennzeichnet. Was passiert, wenn immer wieder gleiche Textpassagen zu übersetzen sind? Wie wird die Verwendung einer einheitlichen Terminologie und einer konsistenten Begriffswelt sichergestellt? Was geschieht, wenn während der Übersetzung der Quelltext geändert und die Änderung in allen Zielsprachen nachvollzogen werden muss? Dies sind nur einige Beispiele, die belegen, dass das „Übersetzen“ mehr ist als die Übertragung eines Textes von einer Sprache in eine andere. Während noch vor 15 Jahren die Übersetzung vom Deutschen ins Englische per E-Mail und angehängtem Dokument abzuwickeln war, bewirkt heute die Vielzahl von Sprachen, verbunden mit dem allgegenwärtigen Outsourcing von Übersetzungsleistungen, wesentlich höhere Aufwände alleine für die Projektsteuerung und -administration. Muttersprachler- und Vier-Augen-Prinzip sorgen schnell für eine große Zahl involvierter Team-Mitglieder. Zunehmend komplexere Produkte und knappere Time-to-market-Zeiten erfordern immer kürzere Änderungszyklen für Marketingunterlagen und Handbücher, Bedienoberflächen und Serviceliteratur. Das Projektmanagement nimmt somit oft ähnlich viel Zeit und Geld in Anspruch, wie die eigentliche Übersetzung.

Konsistente Begriffswelt schaffen

Eine einheitliche Firmenterminologie ist elementarer Bestandteil der Corporate Identity und prägt wesentlich die Außendarstellung eines Unternehmens – soweit die Theorie. In der Unternehmenspraxis stellt sich dieser Anspruch an eine konsistente Bezeichnung von Produkten und Komponenten häufig anders dar. Nicht selten wird ein und dieselbe Sache je nach Abteilung unterschiedlich bezeichnet, spricht die Entwicklung und die Fertigung von der ‚Waschmaschine’, bezeichnet der Vertrieb und das Marketing das Produkt als ‚Waschvollautomat’. Selbst die Einträge in ERP-Systeme können abweichende Bezeichnungen liefern. Gleichzeitig lässt die Wortwahl viel Raum für Interpretationen. Die selbe Sache mit den gleichen Worten zu benennen, vermeidet nicht nur entsprechende Missverständnisse und prägt maßgeblich das Erscheinungsbild eines Unternehmens und seiner Produkte nach außen, sondern hilft – zumal bei einer steigenden Zahl von zu übersetzenden Sprachen – auch die Übersetzungskosten zu reduzieren. Bereits 100 Fachbegriffe in je zwei Varianten multiplizieren sich bei 20 Sprachen zu 4.000 statt der eigentlich benötigten 2.000 Benennungen.

Mit einem Terminologiesystem können Unternehmen einen zentralen Datenpool mit allen Produktinformationen schaffen, mit zwei- oder mehrsprachigen Begriffen, Definitionen, Abbildungen und weiteren Zusatzinformationen. Auf diese Weise stellen sie auch einen umfassenden Fundus an Unternehmens-Know-how zusammen. Eine konsistente Verwendung von Terminologie und damit auch eine hohe Qualität der fremdsprachlichen Dokumente ist gewährleistet. Um das gesamte Potenzial des Terminologie-Managements auszuschöpfen, sollte unternehmensweit sowohl aus dem Bereich der Fertigung als auch aus den kaufmännischen Abteilungen auf die Daten zugegriffen werden können. Entsprechende Lese- oder Schreibberechtigungen sichern dabei die Einheitlichkeit der Sprachdaten.

Translation Memorys ermöglichen die Wiederverwendung bereits vorhandener Übersetzungen für neue Übersetzungsprojekte. Basis dieser Systeme ist eine satz- und segmentweise Zuordnung von quell- zu zielsprachlichen Entsprechungen, wobei die so entstandenen Satzpaare in einer relationalen Datenbank hinterlegt werden. Obgleich das Translation Memory hauptsächlich „im Hintergrund wirkt“, werden Übersetzungen durch seinen Einsatz schneller, besser und bis zu 80 Prozent kostengünstiger: Je höher die Redundanzquote eines Textes ist, desto stärker macht sich diese Effizienzsteigerung bemerkbar. Mittels optionaler Schnittstellen zu Editoren kann das Translation Memory schon bei der Quelltexterstellung genutzt werden, es unterstützt den Anwender maßgeblich beim sogenannten „übersetzungsgerechten Schreiben“. Hinterlegte Wörter und Formulierungen, die zum gerade geschriebenen Satz passen, werden nach Treffergenauigkeit sortiert angezeigt. Das gewünschte Wort oder die benötigte Formulierung kann dann komfortabel per Mausklick in den Quelltext übernommen werden. Damit stehen für den jeweiligen Satz auch die Übersetzungen bereits zur Verfügung und Formulierungen werden über alle Sprachen hinweg zugunsten der Textqualität vereinheitlicht.

Vernetztes Arbeiten auf Basis der gleichen Sprachdaten

Übersetzungsarbeit ist in vielen Fällen Teamarbeit. Vom Auftraggeber über den Projektmanager bis zum Sprachendienst, vom Übersetzer über den Korrektor bis zum Layouter gibt es üblicherweise viele Beteiligte, die sich abstimmen, austauschen oder koordinieren müssen. Alleine aufgrund des Muttersprachler-Prinzips sind für 20 Sprachen mindestens 20 Übersetzer im Einsatz, nach dem Vier-Augen-Prinzip noch mal mindestens 20 Lektoren. Gleichzeitig wird in kaum einem anderen Bereich derart dezentral gearbeitet, ist die Outsourcing-Quote so hoch wie bei der Übersetzung von produkt- und unternehmensbezogenen Informationen. In manche Sprachen wird intern im Unternehmen übersetzt, andere werden an Dienstleister und von dort wiederum an freiberufliche Übersetzer vergeben. Manchmal sind die Landesgesellschaften für eine Sprache zuständig, manchmal wird von Fall zu Fall über die Vorgehensweise neu entschieden. Alles in allem gibt es also sehr viele Akteure, die mehr oder weniger intensiv mit übersetzungsrelevanten Themen beschäftigt sind oder zumindest auf die entsprechenden Ressourcen zugreifen können sollen. Mit leistungsstarken Tools für das Projektmanagement und für die Workflow-Steuerung werden durchgängige Prozesse und vernetztes Arbeiten möglich.

So vielfältig wie die beteiligten Akteure sind auch die Quellen, in denen die zu übersetzenden Inhalte im Unternehmen entstehen: Das Textverarbeitungsprogramm und das Katalogsystem liefern die Produktdaten, das Redaktionssystem die Technische Dokumentationen und das Content Management System die Web-Inhalte. Sowohl für konsistente Inhalte über alle Formate hinweg als auch für schlanke Prozesse sind deshalb nahtlose Schnittstellen zu allen vor- und nachgelagerten Systemen eine wichtige Voraussetzung.

Nahtlose Linguistic Supply Chain

Die Definition und Kontrolle von Terminen, Bereitstellung der notwendigen Dokumente und Ressourcen, Verteilung der Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter, Nachkalkulation und Archivierung – das sind nur einige der administrativen Aufgaben, die mit jeder weiteren Sprache, jedem weiteren Dokumentenformat, jedem weiteren Prozessschritt exponentiell wachsen. Darüber hinaus stehen alle administrativen Daten in unmittelbarer Beziehung zum Übersetzungsvorgang, zum Beispiel weil Terminologie projektspezifisch hinterlegt ist oder individuelle Qualitätsprüfungs-Kriterien definiert sind, weil ein neuer Auftrag auf ein altes Dokument Bezug nimmt oder der Preis für eine Übersetzung von der Anzahl der im Translation Memory gefundenen Treffer abhängt.

Diese Entwicklungen der letzten Jahre lassen die Projektsteuerung und das Workflow-Management als funktional gleichwertige zweite Säule neben die eigentliche Übersetzungsunterstützung treten. Das Projektmanagement nimmt durch das vernetzte und vielschichtige Arbeiten inzwischen oft ähnlich viel Zeit und damit auch Geld in Anspruch, wie die Tätigkeit des Übersetzens selbst. Erst die Zusammenfassung der beiden Komponenten, der Übersetzungsunterstützung und des Projektmanagements, in einer integrierten Arbeits- und Systemumgebung ermöglicht tatsächlich durchgängige Prozesse. Diese sogenannte Linguistic Supply Chain reicht dann von der übersetzungsgerechten Quelltexterstellung bis zur detaillierten Termin- und Kostenkontrolle für alle Übersetzungen. Die Einführung von definierten Workflows und die Berücksichtigung der Europäischen Norm EN15038 für Lokalisierungsprojekte sorgen für weitere Prozess- und Qualitätssicherheit.

Fazit

Corporate Translation Management (CTM) ist eine Querschnittsfunktion über alle Unternehmensbereiche hinweg und stellt in der globalen Wirtschaft inzwischen eine Schlüsseltechnologie dar. Bereits kleine und mittlere Übersetzungsprojekte verursachen erhebliche Kosten und zeichnen sich durch hohe Effizienzsteigerungspotenziale aus. Mit dem Einsatz von CTM-Systemen können die Übersetzungsqualität gesteigert, Prozesse gestrafft und signifikant Kosten gesenkt werden. Dies gilt auch und gerade, wenn die Übersetzungen an externe Dienstleister vergeben werden.