Tipps und Tricks für eine einheitliche Sprache im Unternehmen

Uneinheitliche und missverständliche Bedienungsanleitungen sind immer noch Grund für eine falsche Handhabung von Produkten. Sie bescheren dem Support so manch unnötige Anfrage und dabei ließe sich hier leicht Abhilfe schaffen: Eine konsequent verwendete Terminologie in Texten, d. h. ein- und dieselbe Sache immer gleich zu bezeichnen, sorgt bei technischen Beschreibungen für deutlich mehr Klarheit. Die Kundenanfragen lassen sich so auf ein Minimum reduzieren und Kapazitäten für tatsächliche Probleme werden freigesetzt.

Wie sich unternehmensweit eine konsistente Terminologie realisieren lässt, dazu gibt Dr. Nicole Keller Tipps und Empfehlungen aus ihrer Praxis als Beraterin:

Akzeptanz schaffen

• Die reibungslose Integration eines Terminologiesystems in die alltäglichen Arbeitsabläufe setzt eine zielgruppenorientierte Einrichtung der Sprachdatenbank voraus, um eine maximale Akzeptanz unter den Mitarbeitern zu schaffen.
  
  
• Der für die Terminologie verantwortliche Mitarbeiter muss vollen Zugriff auf alle Funktionalitäten und Datenkategorien der Terminologiedatenbank haben. Die Bereitstellung dieser Informationen für die verschiedenen Abteilungen und damit auch die Abstimmung auf die unterschiedlichen Bedürfnisse müssen ebenfalls zentral organisiert und von Anfang an umgesetzt werden.

Do's and Don'ts

• Für die Technische Dokumentation ist eine direkte und automatische Integration der Terminologiedatenbank inzwischen unerlässlich geworden. So kann ein konsistenter und damit auch qualitativ hochwertiger Quelltext erstellt werden, der gleichzeitig auch eine gute Basis für die anschließende Übersetzung darstellt.
  
Als Voraussetzung für eine sinnvolle Integration der Terminologiedaten müssen die Termini als "zu verwenden" und "nicht zu verwenden" gekennzeichnet sein. Nur anhand einer solchen Kategorisierung können bei einer automatischen, systembasierten Überprüfung der Texte, falsche Benennungen erkannt werden.
  
  
• Die Integration der automatischen Teminologieerkennung in den Übersetzungs-, Lokalisierungs- oder Korrekturprozessen ist seit langem Standard der Translation-Memory-Systeme.
Hierbei ist es wichtig, dass den Beteiligten die übersetzungsrelevanten Informationen, wie z. B. Bild, Definition, Kontext usw. zur Verfügung gestellt werden.

Externe Einbinden

• Werden Übersetzungsaufträge an externe Sprachdienstleister vergeben, sollte auch hier darauf geachtet werden, dass diese Übersetzungen und Korrekturen mit einem Translation-Memory-System durchgeführt werden. Denn nur so kann auch hier die Terminologiedatenbank eingesetzt werden.
Darüber hinaus ist zu bedenken, dass Externe tendenziell über weniger Unternehmenswissen verfügen als Interne. Sie benötigen daher mehr Zusatzinformationen, um Terminologie in den richtigen Kontext einzubetten. Datenkategorien, wie Definition, Bild und Kontext sind für sie wichtige Informationsquellen. Für den reibungslosen Austausch der Terminologie zwischen verschiedenen Datenbanken steht immer häufiger der XML-Standard TBX zur Verfügung.
  
  
• Alle anderen Mitarbeiter, wie z. B. Marketingabteilung, die intern Texte erstellen oder mit Kunden kommunizieren müssen (z. B. Support) oder aber auch allgemeine externe Dienstleister bekommen idealer Weise einen webbasierten Zugriff auf die Terminologiedaten, der von der Handhabung mit einem Internetwörterbuch vergleichbar ist.
Über verschiedene Web-Layouts kann die Informationsbereitstellung gezielt gesteuert werden.
Auch in diesem Fall hängt die Akzeptanz des Systems von der benutzerfreundlichen Handhabung ab. Eine zu komplexe Darstellung bzw. Bedienung lässt eine gute Terminologiedatenbank oft schnell in Vergessenheit geraten.

Informationen zum Autor:

Dr. Nicole Keller (Dipl.-Übersetzerin), Dozentin an der Universität Heidelberg und freiberufliche Beraterin für Terminologie- und TM-Systeme