Übersetzungsprozesse steuern

Ob für Produktkataloge, technische Dokumentationen oder Fachtexte: Wer Produkte international vermarktet kommuniziert mehrsprachig. Doch die steigende Zahl der Zielsprachen, immer kürzere Time-to-Market-Zeiten sowie komplexere Dokument- und Systemstrukturen erfordern eine effiziente Koordination von Übersetzungsprojekten. Sprachendienstleister, wie die KERN AG, Sprachendienste aus Frankfurt am Main, unterstützen ihre Kunden dabei, Übersetzungsprozesse zu definieren und zu optimieren.

Die Steuerung von Fachübersetzungen in international agierenden Unternehmen ist ein komplexer Prozess mit verschiedenen Akteuren sowie vor- und nachgelagerten Arbeitsabläufen. Gefragt ist eine integrierte Lösung für die gesamte Übersetzungskette, die teilweise automatisiert und zentral organisiert wird (Stichwort: Portallösung) und dabei eine einheitliche Unternehmenssprache sicherstellt. Gemeinsam mit ihren Kunden haben sich Sprachendienstleister zum Ziel gemacht, flexible, maßgeschneiderte Prozesse zu entwickeln, damit unternehmensinternes Wissen mit jeder Übersetzung gesichert und weiter ausgebaut werden kann.

Bei der Auswahl eines geeigneten Sprachendienstleisters sollten Auftraggeber darauf achten, dass die gesamte Prozesskette von den Übersetzungs-Profis begleitet wird: Beginnend bei der Beratung für übersetzungsgerechtes Schreiben und Formatieren, über die Erarbeitung eines Style-Guides und die Erstellung und Pflege unternehmensinterner Terminologie und Translation-Memories, bei denen in einer Sprachdatenbank alle bereits übersetzten Inhalte gespeichert werden, bis hin zu einer nahtlosen Integration der Prozesse in einem gemeinsamen Workflow. Die KERN AG beschäftigt dafür nicht nur Übersetzer, sondern auch Lektoren, Terminologen, Translation-Engineers und Desktop-Publishing-Spezialisten.

Individuelle Lösungen für unterschiedliche Voraussetzungen

Zu Beginn einer Zusammenarbeit erfasst und analysiert ein professioneller Sprachendienstleister alle unternehmensinternen Abläufe rund um die Übersetzung. Sämtliche Akteure entlang der Prozesskette sollten hierbei miteinbezogen werden. Erst die Analyse kann zeigen, wie der Workflow und die konkreten Prozessvorgaben gestaltet werden können. Nur wenn Ihr Sprachendienstleister die bestehenden organisatorischen Strukturen berücksichtigt, kann er gemeinsam mit Ihnen Prozesse optimieren und die Erstellung von Fachübersetzungen effizienter und planbarer machen. Vor allem Datenübernahmen zwischen den verschiedenen Systemen und Plattformen für Übersetzung, Redaktion, Produktinformation sowie Content- oder Dokumentenmanagement müssen hierbei im Detail abgestimmt werden. Ebenso wie Fragen bezüglich der Erstellung konsistenter Quelltexte und eines einheitlichen Layouts für Ausgangs- und Zielsprache von Anfang an mit berücksichtigt werden sollten.

Darüber hinaus müssen Freigabe- und Korrekturprozesse für Terminologie und Texte gemeinsam definiert werden: Wer darf Terminologievorschläge unterbreiten? Wer erteilt Freigaben? Wer ist der passende Lektor für das spezielle Fachgebiet? Wie können die während des Freigabeprozesses vorgenommen Korrekturen an der Übersetzung für zukünftige Übersetzungen nachhaltig und im Einklang mit bestehenden Vorgaben in Translation-Memories und Terminologiedatenbanken übernommen werden? Und wie können Autorenkorrekturen am Ausgangstext während einer laufenden Übersetzung ohne großen Mehraufwand und ohne Prozessverzögerung berücksichtigt werden? Die Ergebnisse der Analyse rund um den Übersetzungsprozess werden in einer Dokumentation festgehalten.

Prozesse gemeinsam gestalten

Die KERN AG, Sprachendienste setzt Workflow-Management-Tools ein, um Arbeitsabläufe eines Übersetzungsauftrags optimieren und teilweise automatisieren zu können: Von der Auftragsplatzierung über die Projektzuweisung und den Datei-Up- und Download bis zum Online-Korrekturlesen und zur Terminologieabfrage. So können Kunden die unternehmenseigene Fachsprache mitgestalten, während die aufwendige Pflege der Datenbanken vom Sprachendienstleister übernommen wird. Die Qualität einer Übersetzung lässt sich damit deutlich verbessern. Weiterer Vorteil eines gemeinsam festgelegten Übersetzungsprozesses sind planbare und ohne Verzögerungen durchführbare Aktualisierungen, wie zum Beispiel bei Betriebsanleitungen oder Webseiten. Gleichzeitig sparen Kunden gerade bei komplexen Übersetzungsprojekten mit medienübergreifendem Inhalt, zum Beispiel in Web und Print, Kosten ein.

Redaktioneller Leitfaden als Handreichung

Eine weitere konkrete Hilfestellung für Mitarbeiter und Partner seitens eines Sprachendienstleisters sollte die gemeinsame Ausarbeitung eines redaktionellen Leitfadens sein. Im Leitfaden finden sämtliche internen Richtlinien und Prozessabläufe Platz, die die verschiedenen Akteure bei der Erstellung der Dokumente beachten müssen. Verankert werden zum Beispiel sprachliche Vorgaben, wie Schreibweise, Interpunktion, Terminologie und Satzbau, Nutzung von Referenzdokumenten oder Referenz-Translation-Memories, Gestaltungsvorgaben, wie Typografie, Layout und der Einsatz von Grafiken, Corporate-Identity-Merkmale, wie Logos und firmeneigene Schriften sowie die jeweils zuständige Abteilung. Mit einem verbindlichen redaktionellen Leitfaden für alle Dokumente wird die Einheitlichkeit der Unternehmenskommunikation nach innen und nach außen gestärkt – sowohl für das Ausgangsdokument als auch für die Übersetzung.

Fazit

Gerade bei einer langfristigen Zusammenarbeit mit einem Sprachendienstleister zahlt sich der Einsatz von Übersetzungsmanagement-Tools für jedes Unternehmen schon nach kurzer Zeit aus. Mit den passenden Tools und Softwarelösungen können Sprachendienstleister ihre Kunden dabei unterstützen, alle Prozesse entlang der Übersetzungskette zu optimieren. Die KERN AG verfügt mit über vierzig Jahren Erfahrung im Bereich der fremdsprachlichen Kommunikation über ein breitgefächertes Know-how im Bereich Übersetzungsmanagement, sodass für jede Anforderung eine passende Lösung gefunden werden kann.

Informationen über die Autoren:
Michael Kern und Dr. Thomas Kern sind Mitglieder des Vorstandes der KERN AG, Sprachendienste mit Hauptsitz in Frankfurt am Main. Der führende Sprachendienstleister im Bereich der internationalen Kommunikation hat über vierzig Geschäftsstellen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, den Niederlanden, Österreich, den USA und China.

Zu den Dienstleistungen gehören Übersetzen und Dolmetschen in allen Weltsprachen, Software- und Website-Lokalisierung, Terminologie- und Translation-Memory-Management, Desktop-Publishing sowie Sprachentraining. Seit der Gründung im Jahr 1969 betreut die KERN AG einen stetig wachsenden internationalen Kundenstamm aus Industrie und Wirtschaft. Darüber hinaus vertrauen Regierungsstellen, international tätige Verbände und Anwaltssozietäten auf die professionellen Sprachendienstleistungen. Die KERN AG befindet sich zu 100% in Familienbesitz. Weitere Informationen unter www.e-kern.com sowie info@e-kern.com.