Was hat Technische Dokumentation mit Collaboration zu tun?

Collaboration, Web 2.0 und Co. sind Hypes. Viele Unternehmen und Abteilungen schätzen die Möglichkeit des direkten Wissensaustauschs, das Zugreifen auf aktuelle Informationen über den Web-Browser. Doch inwieweit halten sie Einzug in die vermeintlich „trockene Welt“ der Technischen Dokumentationsabteilung, deren Image eher von einem konservativen Arbeitsstil geprägt ist? Der folgende Beitrag zeigt, wie kollaboratives Arbeiten technische Redakteure bei der Erstellung, Pflege und Übersetzung von produktbegleitenden Dokumentationen unterstützen kann.

Die neue Generation von Redaktionssystemen ist Cloud und ermöglicht kollaboratives Arbeiten par excellence. Für Industrieunternehmen, deren Teams in der Regel über mehrere Standorte verteilt sind, ergeben sich daraus besondere Vorteile. Besondere Anforderungen an die Sprachverwaltung des Systems stellen sich an Unternehmen mit verteilten Produktionsstandorten im Ausland. Teilprodukte werden in unterschiedlichen Ländern gefertigt und verbaut. Die Teildokumentationen werden daher meist auch in unterschiedlichen Quellsprachen erfasst und müssen zu einer einheitlichen Gesamtdokumentation zusammengestellt werden.

Zusätzlich sind auch Dienstleister, beispielsweise Übersetzungsbüros in die Prozesse involviert. Ganz wichtig ist kollaboratives Arbeiten in der Cloud für Unternehmen, die in unterschiedlichen Ländern aktiv sind. Denn ein Produkt, das beispielsweise für den europäischen Markt geeignet ist, muss an den asiatischen Markt angepasst werden, um dort überhaupt wettbewerbstauglich zu sein. Ergo muss auch die Dokumentation entsprechend adaptiert werden. Für den amerikanischen Markt gelten dann wiederum andere Gesetze. Will man diese Anpassungen für mehrere Produkte und damit Dokumente ohne Portal mit entsprechenden Funktionalitäten vornehmen, ist das Chaos vorprogrammiert. Welches ist die richtige Version? Welche befindet sich gerade wo in Bearbeitung? Von wem erhalte ich …

Mit einem webbasierten Redaktionssystem, das kollaboratives Arbeiten ermöglicht, verändern sich die Prozesse maßgeblich. Anders als bei client- und serverbasierten Systemen ist keine zusätzliche Software notwendig. Der Redakteur arbeitet mit dem ihm bekannten System. Eingebundene intelligente Übersetzungsprozesse und Terminologiechecks reduzieren die Kosten und ermöglichen einen flexibleren Einsatz der technischen Dokumentation und produktbegleitenden Literatur.

Das webbasierte Redaktionssystem ermöglicht aber vor allem die parallele Zusammenarbeit von Redakteuren an verschiedenen Standorten. Um zu vermeiden, dass gleichzeitig an ein- und demselben Text oder an verschieden aktuellen Textbeständen gearbeitet wird, ist ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept unabdingbar. Nur so kann die Forderung, dass „jedermann“ Zugriff auf das Redaktionssystem hat, realisiert werden. Externe Redakteure bis zu Zulieferern können damit problemlos eingebunden werden. Editierbar sollten dann nur die Bereiche sein, in denen auch wirklich gearbeitet werden soll. So ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben, ob im Redaktionsbereich oder in der Publikation. Wenn beispielsweise die US-Vertriebsabteilung bestimmte Dokumente auf Englisch anfordert, erhält ein in das System integrierter externer Übersetzer automatisch einen Auftrag mit den angeforderten Textmodulen und die übersetzte Version wird wieder in das System eingebunden. Durch das Single-Source-Prinzip und das automatisierte Publishing sind Informationen im gesamten Unternehmensnetzwerk aktuell. Eine Publikation kann als Website, als DVD oder als Printpublikation generiert werden. Automatisierte Übersetzungsprozesse auf Textmodulbasis machen Dokumente in anderen Sprachen schnell verfügbar und vermeiden zusammen mit einem integrierten Terminologie-Management kostenintensive Doppelübersetzungen.

Darüber hinaus wird die Redaktionszeit erheblich verkürzt. Dies ist nützlich, wenn ein spontanes Anpassen der Service-Literatur erforderlich ist, beispielsweise weil ein fehlerhaftes Produkt zurückgerufen wird, sich rechtliche Anforderungen ändern oder ein neuer Auslandsmarkt erschlossen wird. Der Benutzer erhält bei jedem Zugriff die aktuellsten Informationen, die im Portal hinterlegt sind. Die Redaktion stellt wichtige Meldungen oder Änderungen sofort online und muss nicht auf den nächsten Publikationszyklus der Dokumente warten. Damit Informationen schnell im System aufzufinden sind, empfiehlt es sich zudem, neben der gebräuchlichen Ablagestruktur auch eine umfassende Suchfunktion zu integrieren.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Stichwort: Zulieferdokumentation. Unternehmen benötigen in Herstellungs-, Diagnose-, Wartungs- und Reparaturprozessen Zugriff auf bereits bei Zulieferern vorhandene Dokumentationen.

Darüber hinaus muss die Zulieferdokumentation per Gesetz in die technische Dokumentation fest integriert sein, und zwar in die Gesamtanleitung und nicht als Anlage. Um dies zu erreichen, gibt es unterschiedliche Ansätze. Am elegantesten ist es, wenn die Zulieferer die technischen Detailangaben zu ihren Komponenten im medienneutralen XML-Format anliefern. Dann kann der Hersteller diese in sein XML-basiertes Redaktionssystem integrieren und daraus dann eine komplette Dokumentation erstellen. Eine weitere Möglichkeit wäre, dass Zulieferer im selben System Informationen erfassen wie die Hersteller. Reibungsverluste und Integrationsaufwände würden dann entfallen.

Am Ende des Prozesses steht der Verbraucher. Auch für ihn bringt der Portalansatz wichtige Vorteile: Er kann jederzeit auf den aktuellen Stand der After-Sales-Literatur zugreifen und sich diese on demand ausdrucken. Schließlich ist es keine Seltenheit, dass nach Auslieferung der Maschine Komponenten ausgewechselt werden. Die dafür relevante Beschreibung kann sich der Anwender dann aus dem Portal „ziehen“ – und dabei auch gleich Feed-back zu der Dokumentation abgeben.

Last but not least, kann der Kunde in der webbasierten Redaktionsumgebung Feed-back in Form eines Blogs abgeben. Zweifelsohne sind Blogs nichts Besonderes und auf nahezu jeder Unternehmenswebseite zu finden. Der Unterschied ist hier allerdings, dass Rückmeldungen direkt in der Redaktionsumgebung zur Verfügung stehen. Das erleichtert die direkte Kommunikation und den Austausch von Ideen und Know-how, weil alle Informationen sich dann eben in einer Umgebung befinden.

Fazit: Die technischen Redaktionen sind in ihren Prozessen schon so weit, dass sie die Tragweite und die Chancen, die Collaboration bietet, in funktionierende Abläufe oder sogar Business Cases umsetzen können. Gerade internationale Industrieunternehmen sind heute in ihren Arbeitsprozessen mit Zulieferern und Partnern eng verbunden. Hier bietet eine durchgängige Lösung, die alle Prozessbeteiligten einbindet, die meiste Effizienz. Effiziente Kooperationen erfordern eine gemeinsame, aktuelle und überall verfügbare Datenbasis.

Informationen zum Autor:
Mike Petersen ist Geschäftsführer der Ekumo GmbH. Ekumo entwickelt und vertreibt das gleichnamige onlinebasierte Redaktionssystem zur Dokumentation von Investitionsgütern. Mike Petersen ist Experte auf dem Gebiet onlinebasierter Anwendungen. Er verantwortet branchenübergreifend die Entwicklung und den Launch umfangreicher internetbasierter Anwendungen für national und international agierende Unternehmen.